CRM Software für Immobilienmakler - was ist das und brauche ich das?

Sobald Dein Makler-Business wächst, wirst Du schnell auch mehrere Objekte im Verkauf oder in der Vermietung haben, und durch Deine Vermarktung auch hoffentlich eine Vielzahl von Interessenten. Deine Herausforderung: wie gehst Du mit den ganzen Kontakten um? Wie behältst Du die Übersicht, wer nun wo eine Besichtigung wünscht, welche Maklervertrag geschlossen wurde, wer eventuell aufgrund von Suchkriterien für andere Objekte in Frage kommt. Falls Du bisher mit Excel oder sogar Papierlisten arbeitest, kommst Du ganz schnell an die Grenzen. Eine CRM Software kann dafür die Lösung sein.

Eine Customer Relationship Management (CRM) Software ist ein Tool, das Dir als Immobilienmakler hilft, Deine Kundenbeziehungen zu verwalten. In einem CRM-System kannst Du Daten über Deine Kunden speichern, Notizen hinzufügen und Deine nächsten Aktionen planen. Da Deine Kunden in der Regel immer im Kontext einer Immobilie stehen, kannst Du häufig in der CRM Software auch Immobilien und Beziehungen zwischen den Kunden zur Immobilie erfassen. Als Beispiel: Hans Müller ist Kaufinteressent für das Reihenhaus am Schwalbenweg. Hans Müller ist aber auch Eigentümer für eine Etagenwohnung in der Bahnhofsstraße. "ist Eigentümer" oder "ist Kaufinteressent" ist in diesem Fall die Beziehung. Daher kommt der englische Name "Relationship Management".

Gerade wenn Du am Anfang stehst, wirst Du sicher stark auf den Preis achten. Das ist auch verständlich. Aber überlege auch, welchen Mehrwert die Software wirklich für Dich bringt. Viele Softwareprodukte sind amerikanisch, und bieten nur eingeschränkten Support und Vorlagen auf Deutsch. Zudem passen dann manche Formulare nicht, weil z.B. die Telefonnummer und die Postleitzahlen in den USA ein anderes Format haben, als bei uns. Achte zudem auf eine moderne Software. Diese erkennst Du daran, dass Sie Cloud-basiert ist, und vielfältige Integrationen (z.B. via dem Tool Zapier) ermöglichen. Dein Vorteil: Du kannst später damit zum Beispiel ein Newsletter-Tool integrieren, oder Daten von einem Lead-Formular von Deiner Webseite integrieren.

Es gibt tausenden von Anbietern von CRM-Software. Diese sind in der Regel nicht auf Immobilienmakler spezialisiert, sondern bieten eine Software, die auch bei IT-Callcentern, Kundenbetreuern in der Bank, oder Akquise-Mitarbeitern von einem Schulungsanbieter eingesetzt werden. Die großen Anbieter haben sehr mächtige Tools speziell für die Datenpflege von Kundendaten.

Das Problem ist aber, dass diese Anbieter die Pflege von Immobilien und dazugehörigen Attributen und Beziehungen überhaupt nicht oder nur unzureichend unterstützen. Du kannst daher keine Maklerverträge sauber überwachen, kein Exposé aus der Software generieren. Und natürlich kannst Du auch keine Immobilienportale anbinden. Daher empfehlen wir Dir, gleich eine dedizierte Maklersoftware für das CRM zu nutzen.

Wie Du siehst ist eine CRM-Software ein essentielles Tool, um Dich als Makler oder Euch als Maklerbüro professionell zu unterstützen. Viele CRM-Software-Produkte bieten kostenlose Testphasen, sodass Du risikofrei testen kannst. Die monatlichen Kosten liegen in der Regel deutlich unter 100 Euro und sind damit auch für kleine Maklerbüros oder Einzelmakler sehr erschwinglich.